Comment archiver ses mails manuellement et automatiquement sur Outlook ? Quelle est la démarche d’archivage en ligne pour un Outlook 365 ?
Si vous souhaitez découvrir les réponses adéquates à ces interrogations, nous vous conseillons de procéder comme suit.
En effet, nous mettrons à votre dispostion, à travers les lignes placées ci-dessous, notre guide explicatif.
Bien entendu, tout ce que vous êtes appelés à faire, est notamment de lire ces instructions requises.
Archiver ses mails manuellement avec Outlook
En recevant des courriels sur votre boite Outlook, votre messagerie risque d’être saturée au cours du temps.
Dans ce sens, pour éviter qu’elle se remplisse, vous avez la possibilité de déplacer les anciens mails, en les conservant dans une archive.
En effet, l’archivage manuel peut être effectué chaque fois que vous le souhaitez.
C’est ce qui vous permettra ainsi de gérer facilement vos éléments à archiver, tout en contrôlant leur emplacement de stockage.
Par ailleurs, nous vous présentons ci-dessous, les étapes à suivre pour créer une archive Outlook en ligne et sauvegarder ses mails :
⇾ Sur Outlook 2013 :
- D’abord, appuyez sur la rubrique « Fichier« .
- Ensuite, cliquez sur l’onglet « informations » puis sur « Outils de nettoyage« .
- Maintenant, appuyez sur « Archiver« .
- Sélectionnez le lien « Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers » et choisissez le dossier à archiver.
- Entrez une date appropriée, sous la catégorie « Archiver les éléments antérieurs au« . Vous pouvez créer d’innombrables fichiers, si vous souhaitez archiver plusieurs dossiers.
- Activez, par la suite, la case qui suit : « Inclure les éléments pour lesquels la case à cocher Ne pas archiver automatiquement est activée« .
- Au final, appuyez sur « OK« .
⇾ Pour Outlook 2016 :
- Cliquez, tout d’abord, sur « Fichiers » puis sur « Informations« .
- Sélectionnez l’onglet « Outils » et cliquez sur « Nettoyer les anciens éléments« .
- À ce stade, appuyez sur le lien « Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers » et choisissez le dossier à archiver.
- Indiquez une date appropriée, sous la catégorie « Archiver les éléments antérieurs au« .
- Activez, par la suite, la case qui suit : « Inclure les éléments pour lesquels la case à cocher Ne pas archiver automatiquement est activée« .
- Validez votre demande et appuyez sur « OK« .
Comment archiver automatiquement des anciens mails sur Outlook ?
L’archivage automatique vous aidera davantage à mieux contrôler votre messagerie en ligne.
À vrai dire, cette option vous permettra d’alléger votre boîte mail et d’éviter d’atteindre le quota des emails (2GO).
Dans ce contexte, si vous voulez activer cette fonctionnalité puissante et inédite, nous allons vous montrer le bon chemin à adhérer.
Trouvez, alors, les étapes nécessaire pour archiver automatiquement des anciens éléments sur Outlook :
- Sélectionnez la rubrique « Fichier » et appuyez sur « Options » → « Options avancées« .
- À présent, cliquez sur le lien « Paramètres d’archivage automatique« , se positionnant sous la catégorie « Archivage automatique« .
- Veuillez cocher cette case « Archiver automatiquement tous les n jours« .
- Saisissez une fréquence d’exécution appropriée pour l’archivage par défaut.
⇾ Remarque : Pour modifier les paramètres d’archivage automatique d’un dossier individuel, vous serez demandé de cliquer sur le dossier à modifier (avec le bouton droit).
Ensuite, appuyez sur « Propriétés« . Indiquez les options à ajouter, en appuyant sur « Archivage automatique »
Toutefois, pour avoir des renseignements supplémentaires (Archiver Mail Outlook sur disque dur…), nous vous préconisons de contacter l’assistance Outlook.
Archivage sur Outlook pour Windows (Outlook 365)
Nous vous informons également, que le processus d’archivage des mails sur Microsoft 365, Outlook.com et Exchange est différent.
D’ailleurs, vous bénéficiez d’une messagerie électronique avec une capacité de stockage totale de 50 GO.
En addition, l’archivage peut se faire automatiquement et par défaut, via des paramétrages définis par les administrateurs.
Ainsi, vous allez pouvoir sauvegarder vos mails et consulter votre archive depuis la webmail.